Étape 3 Envoi des documents
L'envoi des documents est la dernière étape du processus de chargement. Tous les paramètres que vous pouvez configurer dans cet écran sont facultatifs.
Saisie d'un titre
Le cas échéant, vous pouvez toujours modifier le titre ici.
Important : le nom du titre ne doit pas contenir de caractères spéciaux comme une barre oblique, une barre oblique inverse, un point d'interrogation, un signe de pourcentage, deux points, une barre verticale, un astérisque, deux points, une barre verticale, une apostrophe, des guillemets, un signe inférieur à ou supérieur à.
Sélection du groupe de documents
Le cas échéant, vous pouvez toujours modifier le groupe de documents dans lequel les documents doivent être chargés.
Remarque : l'accès aux différents groupes dépend de vos autorisations utilisateur.
Sélection du thème
Sélectionnez le thème de la page WYSISYS présentée au signataire.
Les thèmes disponibles dans cette liste sont ceux que l'administrateur a configurés dans l'onglet Groupe de documents de la section Gestion des utilisateurs.
Si aucun thème spécifique n'a été configuré, seul le thème Système est disponible.
Ajout et classement des approbateurs
Si le document ou package doit être approuvé avant d'être envoyé au(x) signataire(s), vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs.
L'ordre dans lequel les approbateurs doivent approuver le ou les documents peut être configuré de la même manière que pour les signataires. Le processus d'approbation peut se dérouler en parallèle, de manière séquentielle ou s'inscrire dans un flux plus complexe. Pour plus d'informations, consultez la section Classement des signataires ci-dessous.
Pour ajouter des approbateurs :
Cliquez à l'intérieur du champ Entrez un nom ou une adresse email.
Les contacts et groupes de contacts disponibles sont affichés. Les contacts / groupes de contacts personnels sont signalés par une icône de couleur. Les contacts / groupes de contacts partagés sont signalés par une icône transparente. Les contacts Cloud sont signalés par une icône Google ou Office 365.
Pour rechercher un approbateur spécifique, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de l'approbateur que vous recherchez.
Si vous ne trouvez pas le contact, cliquez sur le bouton Créer un nouveau contact et complétez tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque). - Cliquez ensuite sur Confirmer.
Conseil : le texte saisi dans le champ Entrez un nom ou une adresse email est copié dans le champ Email lorsque vous cliquez sur Créer un nouveau contact.
Important: l'adresse email doit être unique. S'il existe déjà un autre contact avec la même adresse e-mail, vous êtes invité à le fusionner. Consultez la rubrique Comment fusionner des contacts ? pour en savoir plus.
Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter d'autres approbateurs.
Remarque : lorsque vous sélectionnez un groupe de contacts comme approbateur, tous les membres du groupe recevront un lien pour approuver le document. Toutefois, dès qu'un approbateur a approuvé un document, les autres ne peuvent plus le faire.
Après avoir attribué plusieurs approbateurs, vous pouvez décider s'ils doivent approuver de manière parallèle, approuver de manière séquentielle ou vous pouvez concevoir un flux de signature complexe. Le classement des approbateurs et des signataires fonctionne de la même manière (voir ci-dessous).
Classement des signataires
Après avoir attribué plusieurs signataires, vous pouvez spécifier s'ils doivent signer de manière parallèle, signer de manière séquentielle ou vous pouvez concevoir un flux de signature complexe.
Lorsque l'ordre de signature du document par les signataires n'a pas d'importance, sélectionnez Signer de manière parallèle.
Lorsque vous souhaitez respecter un ordre de signature donné, sélectionnez Signer de manière séquentielle. Dans ce cas, un signataire ne pourra pas signer le document tant que le signataire précédent ne l'a pas fait.
Lorsque vous souhaitez combiner la signature en parallèle et séquentielle, sélectionnez Signer de manière complexe. L'exemple ci-après illustre une signature complexe : Le signataire A doit signer le package en premier. Dès qu'il a signé, les signataires B, C et D doivent signer le package. L'ordre dans lequel ils signent n'a pas d'importance pour autant qu'ils signent tous le document. Lorsque les trois signataires ont signé, le signataire E doit signer pour donner son approbation finale. Dans cet exemple, les signataires B, C et D signent de manière parallèle tandis que le flux de signature global est séquentiel.
Pour que les signataires signent de manière séquentielle :
- Cliquez sur Signer de manière séquentielle.
- Faites glisser et déposez les signataires à l'emplacement requis.
Pour chaque signataire, vous avez une vue d'ensemble des documents qu'ils doivent signer et la méthode de signature à utiliser.
Pour configurer la signature complexe :
- Cliquez sur Signer de manière complexe.
- Faites glisser les signataires jusqu'à la position requise. Les étapes indiquent l'ordre selon lequel les signataires doivent signer.
- Les signataires qui peuvent signer en parallèle doivent être regroupés sous la même étape, comme illustré dans l'image ci-dessous.
Conseil : pour créer une étape supplémentaire, faites glisser un signataire jusqu'au cadre en pointillé.
Ajout de destinataires
Si une personne doit recevoir un lien vers le document complètement signé, ajoutez-la comme destinataire. Notez qu'un destinataire ne signe pas de documents dans eSignatures.
Cliquez à l'intérieur du champ Entrez un nom ou une adresse email. Les contacts et/ou groupes de contacts disponibles sont affichés.
Les contacts et groupes de contacts disponibles sont affichés. Les contacts / groupes de contacts personnels sont signalés par une icône de couleur. Les contacts / groupes de contacts partagés sont signalés par une icône transparente. Les contacts Cloud sont signalés par une icône Google ou Office 365.
Sélectionnez le contact ou groupe de contacts de votre choix.
Pour trouver un destinataire spécifique, saisissez le nom ou l'adresse email du destinataire que vous recherchez.
Si vous ne trouvez pas le contact, cliquez sur le bouton Créer un nouveau contact et complétez tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque). Cliquez ensuite sur Confirmer.
Conseil : le texte saisi dans le champ Entrez un nom ou une adresse email est copié dans le champ Email lorsque vous cliquez sur Créer un nouveau contact.
Important : l'adresse e-mail doit être unique. S'il existe déjà un autre contact avec la même adresse e-mail, vous êtes invité à le fusionner. Consultez la rubrique Comment fusionner des contacts ? pour en savoir plus.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter d'autres destinataires.
Remarque : lorsque vous sélectionnez un groupe de contacts comme destinataire, tous les membres du groupe recevront un lien vers le document complètement signé.
Définition d'une date d'expiration
Pour que les signataires ne puissent plus accéder au document après une certaine date, définissez une date d'expiration.
- Cliquez sur le bouton de date d'expiration puis sélectionnez la date.
Pour que l'approbateur / signataire puisse à nouveau accéder au document, l'initiateur devra prolonger la date d'expiration dans le Portail de documents.
Remarque : le lien envoyé aux approbateurs et aux signataires pour approuver/signer leur document, ainsi que le lien de téléchargement d'un document signé sont, par défaut, des URL à usage unique (sauf si l'option est désactivée par l'administrateur). Cela signifie que les liens ne peuvent être utilisés qu'une seule fois, même si vous ne définissez pas de date d'expiration. Si vous tentez d'utiliser le lien une seconde fois, le système vous invite à demander un nouvel email contenant un nouveau lien.
Activation ou désactivation du téléchargement des documents non signés
Selon la configuration de votre environnement, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver le téléchargement des documents non signés dans la page WYSIWYS.
- Activez ce paramètre si vous voulez que les approbateurs / signataires puissent télécharger les documents avant de les signer et les lire dans un visualiseur PDF ou en version papier, par exemple.
- Désactivez-le pour masquer l'icône de téléchargement dans la page WYSIWYS.
Remarque : ce bouton est uniquement disponible si le paramètre IsDownloadUnsignedFilesVisibleInFrontEnd est activé dans l'Index de configuration.
Activation ou désactivation de la fonction Réaffecter
Selon la configuration de votre environnement, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver la fonction Réattribuer. Lorsqu'elle est activée, les approbateurs et les signataires peuvent réattribuer un document à une tierce personne s'ils estiment ne pas être en mesure d'effectuer la tâche qui leur est demandée.
Activez ce paramètre si vous voulez que les approbateurs / signataires puissent réattribuer des documents.
Désactivez-le pour masquer le bouton Réaffecter dans la page WYSIWYS.
Remarque : ce bouton est uniquement disponible si le paramètre IsReassignVisibleInFrontEnd est activé dans l'Index de configuration.
Enable or disable the expiration of action URLs for this package
The action URLs users receive from eSignatures, to sign their package face-to-face, to approve or sign a package or to download a signed package are by default one-time URLs, which means they can only be used once. When the URLs are not used however, they remain valid indefinitely or until the package expires.
As an additional security measure, you can now set an expiration period for these URLs, provided the admin enabled this feature in the configuration. This way, you can have a package that is valid for 30 for instance, while its action URLs must be renewed every other day.
To set an expiration date, enable this setting and enter the number of days after which the URLs must expire.
Note: if you don’t configure this setting, or if the setting isn’t visible, the expiration behavior that has been configured on environment level in the Config Index applies.
Personnalisation du message électronique destiné aux signataires
Pour personnaliser le message, cliquez sur Cliquez ici pour changer le contenu du mail.
Sauvegarde du brouillon
Pour sauvegarder un brouillon de votre document, cliquez sur Sauvegarder le brouillon.
Vous pouvez à présent retourner dans la vue d'ensemble du Portail de documents au niveau duquel vous pouvez toujours éditer le document et l'envoyer ultérieurement.
Envoi du document
Cliquez sur Confirmer lorsque vous êtes prêt à envoyer le document.
Les personnes qui doivent approuver ou signer le document reçoivent un lien de téléchargement du document.
Important : l'initiateur peut également faire en sorte que les signataires signent immédiatement (pour autant qu'aucun approbateur n'ait été attribué). Cette option est utile en cas de « signature en personne » lorsque tous les signataires sont présents physiquement. Consultez la rubrique Comment signer en personne ? pour en savoir plus.