2.7.3 Groupes de documents
L'onglet Groupes de documents vous offre une vue d'ensemble de tous les groupes de documents disponibles dans votre environnement eSignatures.
Un groupe de documents est un conteneur de documents. Les groupes de documents permettent de partager des documents entre différents utilisateurs. Lorsque plusieurs utilisateurs ont accès au même groupe de documents (autres que Mes documents), ils peuvent consulter et/ou modifier (selon les autorisations) les documents que les autres utilisateurs ont chargés.
Par ailleurs, vous pouvez désormais sélectionner, par groupe de documents, plusieurs thèmes au choix lors du chargement d'un package. Un thème est une collection de paramètres de personnalisation à votre marque qui déterminent l'apparence d'eSignatures. De cette façon, les packages chargés sous un thème donné peuvent avoir une apparence différente.
Important :
Ne modifiez jamais le nom du groupe de documents par défaut Mes documents.
Soyez prudent lorsque vous modifiez les paramètres du groupe de documents par défaut car les nouveaux utilisateurs ont automatiquement accès à ce groupe de documents.
Si vous souhaitez appliquer des paramètres spéciaux à un groupe de documents, il est conseillé de créer un nouveau groupe de documents.
Création d'un nouveau groupe de documents
- Dans la section Gestion des utilisateurs, cliquez sur l'onglet Groupes de documents.
- Cliquez sur Créer nouveau Groupe de Documents.
Entrez un nom pour le groupe de documents et cliquez sur Confirmer. Le nouveau groupe de documents est ajouté à la liste Groupes de documents.
Important : le nouveau groupe de documents ne peut pas être utilisé tel quel. Vous devez d'abord attribuer les autorisations appropriées aux groupes d'utilisateurs qui doivent accéder au groupe de documents. Pour configurer un nouveau groupe de documents, suivez les instructions données dans la section Modification d'un groupe de documents ci-dessous.
Modification d'un groupe de documents
- Cliquez sur le bouton Éditer à côté du groupe de documents à modifier.
- Les différents groupes d'utilisateurs créés dans le système sont répertoriés dans la colonne de gauche.
- Sélectionnez le groupe d'utilisateurs requis dans la colonne Groupes d'utilisateurs.
- Activez les autorisations que vous souhaitez attribuer au groupe d'utilisateurs pour le groupe de documents. Par défaut, toutes les autorisations sont désactivées pour un nouveau groupe d'utilisateurs.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Les paramètres configurés ici sont aussi enregistrés automatiquement dans la section Groupes de documents du Groupe d'utilisateurs sélectionné.
Suppression d'un groupe de documents
Pour supprimer un groupe de documents, cliquez sur le bouton Supprimer à côté du groupe en question.
Remarque : un groupe de documents peut uniquement être supprimé s'il ne contient aucun document.