Étape 1 Chargement des documents
Important : avant de charger des documents, lisez la section Comment préparer des documents pour leur chargement ? afin de découvrir des consignes et bonnes pratiques.
Pour commencer à charger des documents, cliquez sur Charger un nouveau document dans le Portail de documents.
Sélectionnez les fichiers à charger.
Dans une configuration par défaut, il est possible de charger des documents de deux façons : via l'Explorateur de fichiers et par glisser-déposer. Si le paramètre correspondant a été activé dans l'Index de configuration, vous pouvez aussi importer des documents d'un compte Cloud (Dropbox, Google Drive et OneDrive).
Si aucune de ces méthodes n'est disponible dans votre solution, cela signifie que la configuration de l'environnement eSignatures ne le permet pas.
Les formats de fichier suivants peuvent être chargés : .doc, .docx, .txt et .pdf. Toutefois, selon votre configuration, il est possible que tous ces formats de fichier ne soient pas disponibles dans votre solution eSignatures.
Sélection de fichiers via l'Explorateur
- Cliquez sur Sélectionnez un fichier.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, recherchez les documents que vous souhaitez charger.
- Tout en appuyant sur la touche CTRL ou MAJ, cliquez sur les fichiers requis et cliquez sur Ouvrir.
Important : il est vivement conseillé de ne pas charger plus de 15 documents dans un package.
Sélection de fichiers par glisser-déposer
Faites glisser et déposez les fichiers requis dans le cadre en pointillé.
Sélection de fichiers depuis un compte Cloud
Ces options sont uniquement disponibles si elles ont été correctement configurées par votre administrateur dans l'Index de configuration. Pour savoir comment les configurer, voir Connective - eSignatures 5.5.x - Configuration Documentation.
Importation depuis Dropbox
- Cliquez sur Importer depuis Dropbox.
- Cliquez sur Se connecter avec Google pour utiliser votre compte Google comme méthode de connexion.
OU
Indiquez votre email et mot de passe et cliquez sur Se connecter. Si vous n'avez pas encore de compte Dropbox, cliquez sur créer un compte pour en créer un.
Recherchez le fichier à charger puis cliquez sur Choisir.
Importation depuis Google Drive
- Cliquez sur Importer depuis Google Drive.
- Sélectionnez le compte Google à utiliser.
- Sélectionnez Autoriser lorsque le service vous demande si eSignatures peut afficher et gérer vos fichiers Google Drive.
- Recherchez les fichiers à charger puis cliquez sur Sélectionner.
Importation depuis OneDrive
- Cliquez sur Importer depuis OneDrive.
- Sélectionnez le compte Microsoft à utiliser.
- Entrez votre email ou votre téléphone et votre mot de passe puis cliquez sur Se connecter.
- Cliquez sur Accepter lorsque le service vous invite à octroyer des autorisations à l'application Connective eSignatures.
- Recherchez les fichiers à charger puis cliquez sur Ouvrir.
Suppression de fichiers
Si vous avez accidentellement sélectionné les mauvais fichiers, vous pouvez toujours les supprimer en cliquant sur l'icône X.
Sélection du format de sortie
Sélectionnez le format de sortie à générer. Dans une configuration par défaut, vous pouvez convertir vos fichiers d'entrée aux formats de sortie suivants : PDF, PDF/A-1 et PDF/A-2.
PDF est le format PDF standard.
PDF/A-1 est un format d'archivage standard à long terme et une version restreinte d'Adobe PDF version 1.4.
PDF/A-2 est aussi un format d'archivage standard à long terme et une version restreinte d'Adobe PDF version 1.7.
Les deux formats PDF/A interdisent les fonctionnalités inadaptées à l'archivage à long terme.
Important : en cas d'utilisation d'itsme comme méthode de signature, il est obligatoire d'utiliser PDF/A-1 ou PDF/A-2 comme format de sortie. C'est à l'administrateur de vérifier que ces formats de sortie sont disponibles dans la solution eSignatures de l'utilisateur et c'est à l'utilisateur de sélectionner le format de sortie correct. Connective ne vérifie pas si le format de sortie correct a été sélectionné pour itsme.
Cette remarque est sans objet lorsque vous utilisez itsme via OpenID Connect.
Une fois le fichier chargé, cliquez sur la flèche pour passer à l'étape suivante.
Spécifiez si vous souhaitez continuer à utiliser les marqueurs disponibles (si applicable).
Si les documents que vous chargez contiennent des marqueurs texte et/ou des champs texte qui correspondent respectivement au format de marqueur texte et au format de champ texte définis dans l'Index de configuration, ces marqueurs et champs texte sont automatiquement détectés.
Les marqueurs texte sont des morceaux de texte que vous pouvez ajouter à un document. Ils indiquent l'emplacement d'un champ de signature et ses dimensions.
Les champs texte sont des champs de formulaire à l'intérieur d'un PDF. eSignatures peut les convertir en champs de signature.
Notez que, dans les deux cas, le format doit correspondre au format défini dans l'Index de configuration.
Par défaut, eSignatures continuera à utiliser les marqueurs disponibles. Cela signifie que les champs de signature seront créés à l'emplacement des marqueurs. Cette fonction permet d'accélérer le chargement des documents.
- Pour continuer à utiliser les marqueurs disponibles, cliquez sur Confirmer. Le ou les champs de signature seront placés à l'emplacement des marqueurs.
- Pour continuer sans les marqueurs disponibles, cliquez sur le bouton des marqueurs pour le désactiver puis cliquez sur Confirmer. Vous devrez faire glisser votre ou vos champs de signature à la position requise.
Définition des propriétés
Indiquez un titre (facultatif).
Important : le titre ne doit pas contenir de caractères spéciaux comme une barre oblique, une barre oblique inverse, un point d'interrogation, un signe de pourcentage, deux points, une barre verticale, un astérisque, deux points, une barre verticale, une apostrophe, des guillemets, un signe inférieur à ou supérieur à.
Sélection de la langue du document
La langue du document est par défaut votre langue de prédilection (par ex. la langue définie dans vos paramètres profil.)
Si le document est rédigé dans une autre langue, sélectionnez la langue correspondante dans la liste. Si vous décidez d'ajouter des mentions légales, les mentions par défaut seront rédigées dans la langue sélectionnée ici. Si vous chargez un document dans une langue différente que celle mentionnée ci-dessus, sélectionnez l'une des langues comprises par le signataire.
Sélection du groupe de documents
Sélectionnez le groupe de documents dans lequel charger le document. Le groupe de documents par défaut est Mes documents.
Notez que vous êtes le seul à avoir accès au groupe Mes documents. Ce groupe ne peut pas être partagé avec d'autres utilisateurs.
Si plusieurs utilisateurs doivent avoir accès aux documents téléchargés, assurez-vous de les télécharger dans un groupe de documents auquel tous les utilisateurs requis ont accès. Consultez la section Gestion des utilisateurs pour savoir comment configurer les autorisations des groupes de documents lorsque c'est nécessaire.
Sélection du thème
Sélectionnez le thème de la page WYSISYS présentée au signataire.
Les thèmes disponibles dans cette liste sont ceux que l'administrateur a configurés dans l'onglet Groupe de documents de la section Gestion des utilisateurs.
Si aucun thème spécifique n'a été configuré, seul le thème Système est disponible.
Mention légale
Spécifiez si vous souhaitez ajouter une mention légale à vos documents.
Attention : lorsque vous activez le paramètre de mention légale dans cet écran, le paramètre de mention légale correspondant sera activé pour chaque signataire que vous ajoutez. Notez toutefois que pour chaque signataire, vous pouvez modifier cette mention légale par défaut et décider de configurer une mention personnalisée. Vous personnalisez la mention légale par signataire dans l'étape 2 : définition des champs de signature.
Important :
Lorsque vous ajoutez une mention légale les signataires doivent retaper le contenu exact de la mention avant de pouvoir signer le document.
Lorsque vous ajoutez plusieurs mentions légales à un package, le contenu de chaque mention légale (par signataire) doit être identique pour que la méthode QuickSign fonctionne.
La signature itsme exige toujours une politique de signature, laquelle ne peut normalement pas être combinée avec une mention légale. Si vous souhaitez combiner la signature itsme avec une mention légale, le paramètre CombineLegalNoticeAndSigningPolicy doit être activé dans l'Index de configuration.
Cliquez sur le bouton de mention légale pour activer l'option.
Trois mentions légales prédéfinies sont disponibles dans la liste déroulante. La langue de la mention légale correspond à la langue de document que vous avez sélectionnée.
Modifiez le contenu des mentions légales selon vos préférences. Par exemple, entrez les variables entre crochets. Dans ce cas, le signataire devra entrer une valeur pour chaque variable lorsqu'il signera le document.
Important : limitez la mention légale à 255 caractères, y compris le contenu prédéfini. Sinon, une erreur se produit lors de la signature.
Remarque concernant l'utilisation de la signature biométrique : les tablettes de signature Wacom affichent un nombre limité de caractères dans l'écran de signature. La tablette STU-430 affiche environ 24 caractères sur une ligne de texte et la tablette STU-530 environ 74 caractères sur deux lignes. Si la mention légale est plus longue, la fin n'est pas affichée à l'écran. Il est recommandé d'effectuer préalablement un test afin de voir si le texte s'affiche dans son intégralité.
Ajout de documents supplémentaires
Pour ajouter d'autres documents à votre package, cliquez sur Ajouter des documents supplémentaires.
Remarque : ce bouton est uniquement visible si vous avez déjà ajouté plusieurs documents.
Étape suivante
- Cliquez sur la flèche pour passer à l'étape suivante.
Remarque : vos documents sont automatiquement sauvegardés comme brouillons lorsque vous quittez le flux de chargement après l'étape 1.