Étape 2 Définition des champs de signature
Ajout de champs de signature
- Faites défiler le document jusqu'à la page dans laquelle vous souhaitez ajouter le champ de signature.
- Cliquez sur l'icône de signature pour ajouter un champ de signature.
- Faites glisser le champ de signature jusqu'à la position requise dans la page.
Remarques techniques :
Les champs de signature placés à l'aide de marqueurs texte dans le document chargé ne peuvent pas être déplacés ; ces champs de signature sont automatiquement placés à l'emplacement défini par les marqueurs texte. Toutefois, les marqueurs texte doivent correspondre au format de marqueur texte défini par l'administrateur dans l'Index de configuration et vous devez avoir confirmé l'utilisation des marqueurs texte à l'étape 1 du processus de chargement.
Si vos documents contiennent des champs texte et que leur format correspond au format de champ texte défini par l'administrateur dans l'Index de configuration, les champs de signature seront placés dans ces champs texte. Cela pour autant que vous ayez confirmé l'utilisation des marqueurs texte à l'étape 1 du processus de chargement.
Important : Si vous avez chargé plusieurs documents, pensez à ajouter au moins un champ de signature par document :
Cliquez sur l'icône de document pour avoir une vue d'ensemble de tous les documents du package.
Cliquez sur la vignette d'un document pour accéder au document correspondant, cliquez à l'intérieur du document puis ajoutez le champ de signature.
Conseil : l'en-tête bleu indique le début d'un nouveau document.
Répétez ces étapes pour ajouter un champ de signature à chaque document.
Ajout d'un signataire au champ de signature
Vous pouvez ajouter un contact ou un groupe de contacts comme signataire.
Lorsque vous ajoutez un contact, celui-ci est obligé de signer. Lorsque vous ajoutez un groupe de contacts, tout contact membre du groupe est autorisé à signer pour l'ensemble du groupe. Attention : dès qu'un membre du groupe a signé, les autres ne peuvent plus le faire.
- Cliquez à l'intérieur du champ de signature pour ajouter un signataire.
- Les contacts et/ou groupes de contacts disponibles sont affichés. Les contacts / groupes de contacts personnels sont signalés par une icône de couleur. Les contacts / groupes de contacts partagés sont signalés par une icône transparente. Les contacts Cloud sont signalés par une icône Google ou Office 365.
- Sélectionnez le contact ou groupe de contacts de votre choix.
Pour rechercher un signataire spécifique, cliquez dans le champ Entrez un nom ou une adresse email, puis saisissez le nom ou l'adresse email du signataire recherché.
Si vous ne trouvez pas le contact, cliquez sur le bouton Créer un nouveau contact et complétez tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque). - Cliquez ensuite sur Confirmer.
Conseil : le texte saisi dans le champ Entrez un nom ou une adresse email est copié dans le champ Email lorsque vous cliquez sur Créer un nouveau contact.
Important : l'adresse e-mail doit être unique. S'il existe déjà un autre contact avec la même adresse e-mail, vous êtes invité à le fusionner. Consultez la rubrique Comment fusionner des contacts ? pour en savoir plus.
Une fois qu'un contact ou groupe de contacts a été ajouté, vous pouvez toujours modifier le contact ou les membres du groupe, pour autant que l'administrateur vous ait octroyé les autorisations nécessaires.
Remarques :
- À ce stade, vous ne pouvez ni ajouter de contacts ni les supprimer du groupe de contacts que vous avez sélectionné. Vous pouvez uniquement modifier les informations des contacts. L'ajout ou la suppression de contacts du groupe de contacts doit être effectué dans la section Liste de contacts.
- Si aucun bouton Éditer n'est affiché, cela signifie que vous n'avez pas les autorisations nécessaires pour modifier le contact ou groupe de contacts. Contactez votre administrateur.
Attention : soyez prudent lorsque vous modifiez l'adresse email d'un contact. Les documents qui ont déjà été envoyés à l'adresse email d'un contact ne sont pas mis à jour rétroactivement. Par conséquent, ils ne seront pas envoyés automatiquement à l'adresse email mise à jour. De plus, tout rappel envoyé concernant des documents existants arrivera toujours à l'adresse email précédente.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter plusieurs signataires.
Sélection d'une méthode de signature pour le signataire sélectionné
Lorsque vous avez sélectionné un signataire, vous pouvez définir ses méthodes de signature.
Selon la configuration de votre solution eSignatures, vous pourrez choisir ou non plusieurs méthodes de signature. Ainsi, le signataire a le choix de signer comme il le souhaite. En d'autres termes, il peut sélectionner l'une des méthodes de signature définies pour lui.
Cliquez sur les méthodes de signature de votre choix pour les sélectionner.
Lorsqu'un contact a été ajouté comme signataire :
Les méthodes de signature qui n'ont pas été configurées correctement (numéro de téléphone, date de naissance, numéro de Registre National manquant, etc.) sont grisées et ne peuvent pas être sélectionnées. Pour résoudre ce problème, modifiez le contact et ajoutez des informations supplémentaires (pour autant que le bouton Éditer soit disponible).
Lorsqu'un groupe de contact a été ajouté comme signataire :
Une méthode de signature qui n'a été configurée correctement pour aucun membre est marquée en rouge lorsque vous essayez de la sélectionner.
Une méthode de signature qui n'a pas été configurée correctement pour certains membres est marquée en orange et peut toujours être sélectionnée. Notez toutefois que, dans ce cas, les membres ne pourront pas tous signer le document.
Pour résoudre ces problèmes, cliquez sur le bouton Modifier les membres du groupe de contacts (si disponible).
Remarques techniques
- La date de naissance est obligatoire lorsque l'administrateur système a attribué au paramètre MandatedSignerType la valeur nameandbirthdate dans l'Index de configuration pour les méthodes de signature eID, BeLawyer, iDIN ou itsme et que vous souhaitez que les signataires utilisent l'une de ces méthodes. Dans ce cas, l'authenticité du signataire sera vérifiée par rapport à son prénom, son nom et sa date de naissance lors de la signature. Dès lors, assurez-vous que le nom d'un contact est identique à celui figurant sur le certificat de signature de sa carte eID belge, de sa carte BeLawyer, de son compte iDIN ou itsme. Le prénom du contact doit être identique aux prénoms figurant sur le certificat de signature et son nom de famille doit être le même que le nom figurant sur ce certificat. Notez toutefois que rien ne garantit que les informations d'une personne soient correctement enregistrées sur les cartes eID et BeLawyer ou sur les comptes itsme et iDIN.
- Un identifiant unique est obligatoire lorsque l'administrateur système a attribué au paramètre MandatedSignerType la valeur matchid dans l'Index de configuration pour les méthodes de signature eID, BeLawyer ou iDIN et que vous souhaitez utiliser l'une de ces méthodes.
- Si vous souhaitez que le signataire puisse utiliser QuickSign pour signer rapidement ses packages, le même choix de signatures doit être proposé pour chaque document d'un package. Il est impossible d'avoir recours à la méthode QuickSign pour signer un package si le signataire peut choisir entre une paire de méthodes de signature sur un document et une autre paire sur un autre document.
Méthodes de signature prises en charge
Les méthodes de signature suivantes sont prises en charge dans eSignatures. Notez que l'administrateur peut ne pas avoir activé toutes les méthodes de signature dans votre solution eSignatures.
Si une méthode de signature souhaitée n'est pas disponible, soit l'administrateur doit l'activer et la configurer dans l'Index de configuration, soit il manque certaines informations dans les données du contact / des membres du groupe de contacts sélectionnés pour que ceux-ci puissent utiliser la méthode de signature, comme expliqué ci-dessus.
Manuscrite
Pour signer manuellement, une signature manuscrite est nécessaire, comme si vous signiez un document papier avec un stylo. Les signataires doivent apposer leur signature à l'écran avec une souris ou un pavé tactile, ou encore avec leur doigt sur un écran tactile.
eID
Sélectionnez eID si les signataires doivent utiliser leur carte eID belge pour signer.
Vous aurez besoin d'un lecteur de cartes tiers. Voir Questions fréquentes (FAQ) sur le Portail Web > Signature de documents > Quels lecteurs de cartes à puce sont pris en charge ? pour plus d'informations.
Remarque: lorsque vous utilisez pour la première fois la méthode de signature par carte eID, vous devez installer le Connective Browser Package. Pour savoir comment procéder, consultez la section Browser Package sur le site web de la documentation.
Important : lorsque le paramètre MandatedSignerType a la valeur matchid dans l'Index de configuration et que les données du contact n'incluent pas son numéro de Registre National, cette méthode de signature ne peut pas être sélectionnée. Pour qu'elle puisse l'être, ajoutez le numéro de Registre National aux données du contact.
Manuscrite + eID
Cette méthode de signature combine les signatures manuscrite et eID. Les utilisateurs doivent d'abord apposer leur signature manuscrite puis saisir leur eID.
Vous aurez besoin d'un lecteur de cartes tiers. Voir Questions fréquentes (FAQ) sur le Portail Web > Signature de documents > Quels lecteurs de cartes à puce sont pris en charge ? pour plus d'informations.
Remarque: lorsque vous utilisez pour la première fois la méthode de signature par carte eID, vous devez installer le Connective Browser Package. Pour savoir comment procéder, consultez la section Browser Package sur le site web de la documentation.
Important : lorsque le paramètre MandatedSignerType a la valeur matchid dans l'Index de configuration et que les données du contact n'incluent pas son numéro de Registre National, cette méthode de signature ne peut pas être sélectionnée. Pour qu'elle puisse l'être, ajoutez le numéro de Registre National aux données du contact.
Code SMS
Sélectionnez Code SMS si les signataires doivent signer à l'aide d'un code SMS. Ils doivent entrer les 4 derniers chiffres de leur numéro de téléphone. En retour, ils reçoivent un mot de passe à usage unique par SMS.
Important : le numéro de téléphone des signataires doit être connu pour utiliser cette méthode de signature. Si les informations du contact n'incluent pas un numéro de téléphone valide, cette méthode de signature ne peut pas être sélectionnée.
Important : si la confirmation du numéro de téléphone est désactivée dans l'Index de configuration, les signataires ne doivent pas introduire leur numéro de téléphone pendant la signature. Ils reçoivent directement le code SMS.
Code Email
Sélectionnez Code Email si les signataires doivent signer à l'aide d'un mot de passe à usage unique envoyé par email. Ils doivent introduire leur adresse email. En retour, ils reçoivent le mot de passe par email.
Important : si la confirmation de l'adresse email est désactivée dans l'Index de configuration, les signataires ne doivent pas saisir leur adresse email. Ils reçoivent directement le code Email.
iDIN
La signature iDIN permet aux signataires d'utiliser leur carte bancaire néerlandaise.
Les établissements émetteurs suivants sont actuellement pris en charge : ABN Amro Bank, ASN Bank, ING Bank, Rabobank, RegioBank, SNS Bank, Triodos Bank.
Tablette de signature (biométrique)
Sélectionnez Tablette de Signature si les signataires doivent signer à l'aide d'un des appareils suivants :
- Tablette de signature biométrique
- Stylet Bamboo Fineline (uniquement sur iPad)
Les tablettes de signature et le stylet Bamboo Fineline permettent de capturer les caractéristiques biométriques d'une signature, par exemple l'emplacement du stylet, le moment où vous appuyez sur la pointe du stylet et la pression appliquée. Ces données sont ajoutées à la signature, ce qui permet au fabricant de la tablette de signature de vérifier l'authenticité de la signature lorsque c'est nécessaire.
Important :
eSignatures prend actuellement en charge les tablettes de signature biométrique suivantes : Wacom STU-430, Wacom STU-530 et Wacom STU-540. Vérifiez que le kit Wacom SDK requis est installé sur l'ordinateur du signataire : wacom-signature-sdk-x86-3.19.2.msi (système d'exploitation 32 bits) ou wacom-signature-sdk-x64-3.19.2.msi (système d'exploitation 64 bits).
À l'heure actuelle, eSignatures prend en charge le stylet Wacom Bamboo Fineline (CS-600), mais uniquement sur iPad.
Compte tenu de la configuration technique des signatures biométriques, chaque document d'un package doit être signé individuellement.
BeLawyer
Sélectionnez BeLawyer si les signataires doivent utiliser leur carte d'avocat électronique.
Vous aurez besoin d'un lecteur de cartes tiers. Voir la section Quels lecteurs de cartes à puce sont pris en charge ? pour plus d'informations.
Remarque: lorsque vous utilisez pour la première fois la méthode de signature BeLawyer, vous devez installer le Connective Browser Package. Pour savoir comment procéder, consultez la section Browser Package sur le site web de la documentation.
Important : lorsque le paramètre MandatedSignerType a la valeur matchid dans l'Index de configuration et que les données du contact n'incluent pas son ID d'avocat, cette méthode de signature ne peut pas être sélectionnée. Pour qu'elle puisse l'être, ajoutez l'ID d'avocat des signataires comme identifiant unique.
itsme
Sélectionnez itsme si les signataires doivent utiliser leur application itsme.
itsme est un identifiant numérique qui vous permet de vous connecter de façon sécurisée pour partager vos données d'identité ou signer avec votre téléphone mobile.
Conditions préalables :
- Le signataire doit posséder un compte itsme et avoir installé l'application itsme sur son téléphone mobile pour signer.
Remarques importantes :
- Lorsque le paramètre MandatedSignerType a la valeur nameandbirthdate dans l'Index de configuration et que les données du contact n'incluent pas sa date de naissance, cette méthode de signature ne peut pas être sélectionnée.
- Lorsque vous utilisez itsme, le format de sortie de vos documents (sélectionné à l'étape 1 : chargement de documents) doit être PDF/A-1 ou PDF/A-2. C'est à l'administrateur de vérifier que ces formats de sortie sont disponibles dans la solution eSignatures de l'utilisateur et c'est à l'utilisateur de sélectionner le format de sortie correct. Connective ne vérifie pas si le format de sortie correct a été sélectionné pour itsme. Cette remarque est sans objet lorsque vous utilisez itsme via OpenID Connect.
- Lors de l'utilisation de la signature itsme dans des packages, chaque document du package doit être signé individuellement. En d'autres termes, la méthode de signature rapide (QuickSign) n'est pas prise en charge.
- La signature itsme exige une politique de signature, laquelle ne peut normalement pas être combinée avec une mention légale. Si vous souhaitez combiner la signature itsme avec une mention légale, le paramètre CombineLegalNoticeAndSigningPolicy doit être activé dans l'Index de configuration. Cette remarque est sans objet lorsque vous utilisez itsme via OpenID Connect.
Restriction :
- À l'heure actuelle, la signature itsme n'est pas prise en charge par un système macOS Mojave v10.14 exécutant Safari v12.0.
Personnalisé
Il est possible qu'une méthode de signature personnalisée, basée sur OpenID Connect, ait été configurée. Elle permet aux utilisateurs de signer avec leur code PIN.
Le nom et l'icône de la méthode de signature dépendent de la configuration effectuée dans l'Index de configuration.
Remarque technique :
Lorsque vous chargez des documents via l'API eSignatures, vous pouvez également utiliser la méthode Signature via serveur. La signature via serveur signe automatiquement les documents sur le serveur dès qu'ils ont été chargés. Comme le processus se déroule automatiquement dès qu'un document a été chargé, il ne peut pas être combiné avec une autre méthode de signature. Le choix de signature exige une interaction utilisateur alors que la signature via serveur est une fonction automatique.
Mention légale
Spécifiez si le signataire doit entrer une mention légale.
Si vous avez activé le paramètre de mention légale au niveau du package lors de l'étape 1 Chargement des documents, le paramètre de mention légale que vous configurez ici est activé pour chaque signataire ajouté.
Vous pouvez désormais décider de personnaliser la mention légale par signataire ou la désactiver si certains d'entre eux ne doivent pas indiquer de mention légale.
Conseil : les paramètres de mention légale que vous appliquez au niveau du signataire sont conservés dans tout champ de signature ajouté par la suite pour le même signataire dans le package. Si vous ajoutez un nouveau champ de signature pour un signataire différent, les paramètres de mention légale configurés au niveau du package seront appliqués et, le cas échéant, personnalisés.
Important : si vous souhaitez combiner la signature itsme avec une mention légale, l'administrateur doit activer le paramètre CombineLegalNoticeAndSigningPolicy dans l'Index de configuration. Cette dernière remarque est sans objet lorsque vous utilisez itsme via OpenID Connect.
Pour configurer une mention légale au niveau signataire :
Trois mentions légales prédéfinies sont disponibles dans la liste déroulante.
La langue de la mention légale correspond à la langue de document que vous avez sélectionnée pendant le chargement.
Modifiez le contenu des mentions légales selon vos préférences.
Par exemple, entrez les variables entre crochets. Dans ce cas, le signataire devra entrer une valeur pour chaque variable lorsqu'il signera le document.
Remarques importantes :
Lorsque vous ajoutez une mention légale les signataires doivent retaper le contenu exact de leur mention avant de pouvoir signer le document.
Lorsque vous ajoutez plusieurs mentions légales à un package, le contenu de chaque mention légale (par signataire) doit être identique pour que la méthode QuickSign fonctionne.
Limitez la mention légale à 255 caractères, y compris le contenu prédéfini. Sinon, une erreur se produit lors de la signature.
Concernant l'utilisation de la signature biométrique : les tablettes de signature Wacom affichent un nombre limité de caractères dans l'écran de signature. La tablette STU-430 affiche environ 24 caractères sur une ligne de texte et la tablette STU-530 environ 74 caractères sur deux lignes. Si la mention légale est plus longue, la fin n'est pas affichée à l'écran. Il est recommandé d'effectuer préalablement un test afin de voir si le texte s'affiche dans son intégralité.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la flèche verte pour passer à l'étape suivante.